Rekisteri- ja tietoturvaseloste

Päivitetty: 3.9.2025

Tällä selosteella kerromme, miten HolWe Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivuillaan holwe.fi, asiakassuhteissa ja terveydenhuollon palveluissa.

1. Rekisterinpitäjä

HolWe Oy (Y-tunnus 3473689-2)
Postiosoite: Kokkokalliontie 7 G, 01380 Vantaa, Suomi
Sähköposti: johanna@holwe.fi
Puhelin: +358 50 351 3096

Vastaanottotoiminta: Malminkaari 5, 00700 Helsinki (Elonaskel) ja Kulosaaren puistotie 42, 00570 Helsinki (Hoitola Huoma) – ajanvaraus erillisen linkin kautta. (Kauppalehti, HolWe)

Tietosuoja-asioissa yhteyshenkilö: Johanna Kaaretsalo, johanna@holwe.fi

2. Rekisterit ja käyttötarkoitukset

Käsittelemme tietoja kahdessa kokonaisuudessa:

A) Asiakas- ja markkinointirekisteri (verkkosivut, yhteydenotot, B2B-palvelut, verkkokauppa)

Tarkoitus: yhteydenottoihin vastaaminen, laskutus ja sopimusten hoito, palveluiden toimittaminen, ajanvarausten koordinointi, asiakaspalautteet, sivuston toiminnallisuudet (esim. lomakkeet), sekä arvioperusteinen B2B-asiakasviestintä ja suostumusperusteinen kuluttajamarkkinointi.
Oikeusperuste: sopimus ja sopimusta edeltävät toimet (GDPR 6.1.b), lakisääteiset velvoitteet (kirjanpito; GDPR 6.1.c), oikeutettu etu (asiakassuhteen ylläpito B2B; GDPR 6.1.f) ja suostumus (uutiskirjeet/markkinointievästeet; GDPR 6.1.a).

B) Potilas- ja hoitoasiakasrekisteri (kätilöpalvelut, raskausajan ultraäänitutkimukset, hoito- ja neuvontapalvelut)

Tarkoitus: terveyden- ja sairaanhoidon järjestäminen ja toteuttaminen, hoidon suunnittelu, seuranta ja dokumentointi; lakisääteinen potilasasiakirjojen ylläpito.
Oikeusperuste: terveydenhuollon palvelujen tarjoaminen ja hoidon toteuttaminen (GDPR 9.2.h yhdessä potilas- ja tietosuojasääntelyn kanssa) sekä lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1.c).

Palveluistamme lisätietoa sivuilla Työhyvinvointi, Kätilöpalvelut sekä Raskausajan ultraäänitutkimukset. (HolWe)

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Yhteystiedot: nimi, sähköposti, puhelin, organisaatio ja titteli (B2B)
Viestin sisältö ja aihekategoria (esim. “Työhyvinvointi”, “Kätilöpalvelut”) yhteydenottolomakkeesta
Asiakassuhteen tiedot: tarjouksiin, varauksiin ja sopimuksiin liittyvät tiedot
Verkkokaupan tilaus- ja toimitustiedot sekä maksun onnistuminen (huom. maksukorttitietoja emme käsittele emmekä tallenna)
Evästeasetukset ja mahdolliset analytiikka-/markkinointiluvat

Potilas- ja hoitoasiakasrekisteri

Henkilö- ja yhteystiedot, tarvittaessa edunvalvojan/huoltajan tiedot
Hoidon kannalta tarpeelliset terveystiedot (esim. raskauden vaihe, oireet, tehdyt tutkimukset ja niiden tulokset)
Käynnit, ajanvaraukset, suostumukset ja kiellot
Ultraäänikuvat ja -videot sekä niiden toimittamiseen liittyvät tiedot (toimitus Act one -ohjelman kautta asiakkaalle). (HolWe)

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti sinulta itseltäsi (yhteydenottolomake, sähköposti, puhelin, verkkokauppa, ajanvaraus).
B2B-palveluissa myös asiakkaan edustajilta/työnantajalta.
Laskutuksessa ja kirjanpidossa syntyvät tiedot.

Yhteydenottolomakkeessa pyydettävät kentät on nähtävillä sivulla Yhteystiedot. Ajanvarauksissa käytämme erillistä Slotti.fi-palvelua. (HolWe)

5. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Käytämme luotettuja palvelukumppaneita, jotka käsittelevät tietoja vain ohjeidemme mukaan:

Sivuston ja sähköisten palvelujen tekniset toimittajat (verkkosivualusta/hosting, lomake- ja varausratkaisut kuten Slotti.fi; tarvittaessa videon/kuvien toimituspalvelu Act one)
Taloushallinto (laskutus ja kirjanpito: Kontrollipiste Oy)
Maksupalveluntarjoaja(t) verkkokauppaa varten (maksu välitetään palveluntarjoajan järjestelmässä; maksukorttitietoja ei tallenneta meille)

Sote-palveluissa tietoja ei luovuteta sivullisille ilman lainsäädännön perustetta tai asiakassuhteeseen liittyvää suostumusta (esim. hoidon järjestämiseksi).

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, jos tekninen palveluntarjoaja sijaitsee tai käyttää alihankkijaa EU/ETA:n ulkopuolella. Tällöin siirrot tehdään GDPR:n mukaisin suojamekanismein (esim. komission mallisopimuslausekkeet tai riittävyyspäätös).

6. Evästeet ja analytiikka

Sivusto käyttää välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan takaamiseksi. Lisäksi voimme käyttää suostumuksellasi tilastointi- ja/tai markkinointievästeitä (esim. sivuston käytön mittaaminen tai kampanjoiden kohdentaminen). Voit hallita suostumustasi selaimen asetuksilla ja mahdollisen evästebannerin kautta. Kolmansien osapuolten sisältöihin (esim. YouTube) siirtyminen voi tarkoittaa tietojen siirtymistä kyseiselle palvelulle niiden omien ehtojen mukaisesti. Sivustolla on linkkejä myös Facebook-, Instagram-, TikTok- ja LinkedIn-kanaviimme. (HolWe)

7. Säilytysajat

Potilas- ja hoitoasiakasrekisteri: Potilasasiakirjojen säilytys määräytyy sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) mukaan. Yleinen säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä (jos kuolinaika ei ole tiedossa). Lokitietoja säilytetään erikseen säädetyn ajan. (Finlex, julkaisut.laakariliitto.fi, Salpausselän Terveys)

Asiakas- ja markkinointirekisteri:

Sopimus- ja asiakkuustiedot: niin kauan kuin asiakkuus on aktiivinen ja kohtuullinen aika sen päättymisen jälkeen (enintään 24 kk), ellei tietojen säilytys ole tarpeen oikeusvaateiden käsittelemiseksi.
Laskutus- ja kirjanpitotiedot: 6–10 vuotta kirjanpitolain mukaan (tositteet 6 vuotta, kirjanpitokirjat ja tilinpäätös 10 vuotta). (vero.fi)

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaan oikeus:

saada pääsy omiin tietoihisi ja pyytää niistä kopio
pyytää oikaisua, poistamista ja käsittelyn rajoittamista
vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella
peruuttaa suostumus milloin tahansa (esim. uutiskirje)
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja on automaattista

Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse: johanna@holwe.fi. Varmennamme tarvittaessa henkilöllisyyden. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa.

Jos koet, että käsittelemme tietoja lainvastaisesti, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle (Lintulahdenkuja 4, PL 800, 00531 Helsinki; tietosuoja(at)om.fi, puh. 029 566 6700). (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

9. Tietojen suojaaminen

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia:

käyttöoikeuksien hallinta (vain tarpeelliset henkilöt pääsevät tietoihin)
salatut yhteydet ja tietoliikenne
säännölliset varmuuskopiot ja päivitykset
sopimukset ja ohjeistus henkilötietojen käsittelijöiden kanssa

Sote-palveluissa noudatamme potilasasiakirjojen laatimista ja säilyttämistä koskevaa sääntelyä.

10. Alaikäiset

Palveluita voidaan tarjota perheille ja vauva-/lapsiarkea koskevissa tilanteissa. Tällöin käsittelemme vain välttämättömiä lapsen tietoja ja lähtökohtaisesti huoltajan kautta/huoltajan suostumuksella. Emme markkinoi lapsille emmekä kokoa lapsista markkinointirekisteriä.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee automatisoituja yksittäispäätöksiä. Mahdollinen markkinointiprofilointi (esim. evästeisiin perustuva kohdentaminen) tapahtuu vain suostumuksella ja on peruutettavissa milloin tahansa.

12. Kolmansien osapuolten palvelut ja linkit

Sivustolla voi olla linkkejä ja upotuksia kolmansien osapuolten sivuille/palveluihin (esim. ajanvaraus Slotti.fi, YouTube, some-kanavat ja ultraäänikuvien toimituspalvelu Act one). Näiden palveluiden tietosuojakäytännöt määrittelevät omat käsittelynsä. Suosittelemme tutustumaan niihin ennen palvelujen käyttöä. (HolWe)

13. Muutokset tähän selosteeseen

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti ja päivitämme selostetta tarvittaessa. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme sivustolla. Selosteen ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa holwe.fi.

Lyhyt oikeudellinen huomautus

Tämän sivuston sisältö on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi ja hyvinvoinnin tueksi. Sisältö ei korvaa terveydenhuollon ammattilaisen henkilökohtaista arviota, tutkimusta tai hoitoa. Sivuston ylläpitäjä ei vastaa sisällön perusteella tehdyistä päätöksistä tai niiden seurauksista.

Ota yhteyttä